Mengidentifikasi proses komunikasi.

Mengidentifikasi proses komunikasi.

Mengidentifikasi proses komunikasi.

Pengertian komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian warta/pesan/informasi yang mengandung arti dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha untuk mendapat saling pengertian.

Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu communicare yang berarti memberitahukan. Beberapa pengertian komunikasi menurut beberapa ahli, antara lain sebagai berikut.

1.      Menurut Mc. Farland, komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antar manusia.

2.      Menurut Keith Davis dalam bukunya Human Relation at Work,  komunikasi adalah proses jalur informasi dan pengertian dari seseorang keorang lain.

3.      Menurut Dr. Phil Astrid Susanto dalam bukunya Komunikasi dalam Teori dan Praktek, komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti.

Proses Komunikasi

Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dalam usaha pencapaian pengertian.

Langkah – langkah proses komunikasi sebagai berikut :

1.      Komunikator memiliki gagasan atau pesan/informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan.

2.      Komunikator membuat atau menyusun sandi sandi (encoding) untuk menyampaikan maksud, baik dalam bentuk kata-kata atau lambang ( gambar, warna, bahasa sandi, tulisan, dan lain-lain) sebagai pesan.

3.      Perkataan dan lambang-lambang (pesan) tersebut disalurkan melalui media

4.      Komunikan menguraikan/ mentafsirkan pesan (decoding) yang dikirimkan oleh komunikator sehingga mempunyai makna/arti.

5.      Komunikan memberi tanggapan (feedback) terhadap informaasi yang diberikan oleh komunikator, sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang disampaikan sesuai atau tidak dengan apa yang dimaksudkanya, karena dalam proses komunikasi dapat saja terjadi hambatan-hambatan.

Menurut arah prosesnya, komunikasi dibedakan sebagai berikut.

a.      Komunikasi satu arah (one way communication)

Komunikasi satu arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu hanya dari pihak komunikator dengan tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk memberikan respon atau tanggapan. Contohnya : Atasan sedang memberikan perintah kepada skretarisnya, sebuah baliho iklan produk yang sedang dibaca seseorang di pinggir jalan, dan komandan perang memberikan perhatian bagan komunikasi satu arah, berikut.

            Keuntungan komunikasi satu arah :

·         Lebih cepat dan efisien,

·         Dalam hal-hal tertentu dapat memberikan kepuasan kepada komunikator, karena pihak komunikan tidak mempunyai  kesempatan untuk memberikan respons atau tanggapan terhadap hal-hal yng disampaikan oleh komunikator,

·         Dapat membawa wibawa komunikator (pimpinan), karena komunikasi tidak dapat mengetahui secara langssng atau menilai kesalahan dan kelemahan komunikator.

Kelemahan komunikasi satu arah :

·         Tidak memberikan kepuasan kepada komunikan, karena komunikan tidak mempunyai kesempatan untuk memberikan respons atau tanggapan,

·         Memberikan kesan otoriter,

·         Dapat menimbulkan kesalah pahaman dan ketidak jelasan, sehingga muncul prasangka yang tidak baik.

b.      Komunikasi dua arah (two ways communication)

komunikasi dua arah merupakan komunikasi yang berlangsung antara dua pihak dan ada timbal balik baik dari komunikator maupun komunikan. Komunikasi dua arah dapat terjadi secara vertical, horizontal, dan diagonal.

1)      Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang alirannya berlangsung dari atas ke bawah atau sebaliknya. Dalam suatu perusahaan, komunikasi vertikal yang terjadi adalah komunikasi yang berlangsung antara manajemen tingkat atas, menengah, hingga ketingkat karyawan. Contoh: Komunikasi berlangsung antara atasan dengan bawahannya di sebuah kantor.

2)      Komunikasi horizontal yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama. Contohnya komunikasi antara karyawan yang satu dengan yang satu level.

3)      Komunikasi diagonal dalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda. Contohnya: komunikasi antara kepala bagian dengan kepala seksi

Keuntungan dari komunikasi dua arah:

·         Adanya dialog antara komunikator dengan komunikan, sehingga menimbulkan kepuasan diantara kedua belah pihak.

·         Informasi yang diterima menjadi lebih jelas, lebih akurat dan lebih tepat, karena dapat diperoleh langsung penjelasanya.

·         Memunculkan rasa kekeluargaan, kekerabatan, dan iklim demokratis.

·         Menghindari kesalah pahaman

Kelemahan komunikasi dua arah

·         Informasi yang disampaikan lebih lambat, sehingga kurang efisien.

·         Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat

·         Memberikan kesempatan kepada komunikan untuk bersikap menyerang, sehingga suasana kerja bisa menjadi kurang kondusif

·         Memberi kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah yang tidak ada relevansinya dengan masalah yang sebenarnya.

c.       Komunikasi ke segala arah

Komunikasi kesegala arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-beda. Contohnya diskusi antar anggota rapat. Keuntungan dan kelemahan komunikasi kesegala arah hampir sama dengan komunikasi dua arah, yang membedakannya adalah dalam komunikasi dua arah, komunikator dan komunikannya hanya dua orang, tetapi dalam komunikasi ke segala arah, komunikator dan komunikanya lebih dari dua orang.

Faktor - faktor  komunikasi

            Dalam kegiatan komunikasi ada faktor – faktor yang dapat menunjang keberhasilan proses komunikasi dan ada juga faktor – faktor penghambat berhasilnya proses komunikasi.

·         faktor – faktor penunjang keberhasilan komunikasi

Keberhasilan dalam proses komunikasi sangat dipengaruhi oleh kecakapan komunikator dan komunikan dalam pelaksanaan pengiriman dan penerimaan berita / pesan. Faktor – faktor penunjang keberhasilan antara lain sebagai berikut.

a.       Dilihat dari sisi komunikator

Faktor – faktor penunjang keberhasilan komunikan dari sisi komunikator adalah sebagai berikut :

1.      Kecakapan komunikator

Seorang komunikator harus dapat menguasai cara – cara penyampaian pikiran, ide, gagasan baik secara lisan atau tertulis.

2.      Sikap komunikator

Seorang komunikator dalam menyampaikan informasi harus tegas, terbuka, simpatik, dan rendah hati untuk membangkitkan kepercayaan dari komunikan.

3.      Pengetahuan komunikator

Seorang komunikator yang mempunyai wawasan pengetahuan yang luas akan lebih mudah dalam menyampaikan ide, gagasan kepada komunikan.

4.      Keadaan fisik komunikator

Seorang komunikator yang memiliki suara yang jelas, tidak gagap dan mantap dalam menyampaikan informasi akan lebih mudah dipahami oleh komunikan

5.      Sistem sosial

Seorang komunikator harus mampu menyesuaikan diri dari lingkungan masyarakat di mana dia berbicara. Sehingga komunikator akan mampu memahami siapa yang diajak berbicara dan bagaimana kebiasaanya.

b.      Dilihat dari sudut komunikan

Faktor penunjang keberhasilan komunikasi dari sudut komunikan adalah sebagai berikut :

1.      Kecakapan komunikan

Seorang komunikan harus mempunyai kecakapan untuk mendengarkan dan menanggapi pembicaraan, agar tujuan komunikasi dapat tercapai.

2.      Sikap komunikan

Seorang komunikan harus memiliki sikap perhatian, simpati, dan rendah hati dalam mendengarkan informasi dari komunikator.

3.      Pengetahuan komunikan

Komunikan yang memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas akan lebih cepat mengerti dan memahami informasi yang disampaikan oleh komunikator.

4.      Keadaan fisik

Komunikan sangat dipengaruhi keadaan fisik dalam menerima informasi seperti pendengaran, pengelihatan, ataupun indra lainnya

5.      Sistem sosial

Komunikan harus memahami siapa yang berbicara, materi yang dibicarakan, dan dapat menyesuaikan diri dengan komunikator.

(Sri Endang R. dan Sri Mulyani, 2006. 6-19)

Harold D Laswell memperkenalkan lima formula komunikasi untuk terjadinya suatu proses komunikasi, yaitu :

1.      Who, berkenaan dengan siapa yang mengatakan.

2.      Says What, berkenaan dengan yang menyatakan apa.

3.      In Which Channel, berkenaan dengan saluran apa.

4.      To Whom, berkenaan dengan ditujukan kepada siapa.

5.      With What Effek, berkenaan dengan pengaruh apa.

William G. Scott yang mengutip pendapat Babcock dalam Thoha (1977) mengatakan bahwa ada 5 faktor yang mempengaruhi proses komunikasi

1)      The Act (Perbuatan)

Perbuatan komunikasi menginginkan pemakaian lambang-lambang yang dapat dimengerti secara baik dan hubungan-hubungan yang dilakukan oleh manusia. Pada umumnya lambang-lambang tersebut dinyatakan dengan bahasa atau keadaan tertentu tanda-tanda lain dapat pula dipergunakan.

2)      The Scene (Adegan)

Adegan sebagai salah satu faktor dalam komunikasi ini menekankan hubungan dengan lingkungan komunikasi. Adegan ini menjelaskan apa yang dilakukan, simbol apa yang digunakan, dan arti dari apa yang dikatakan. Dengan kata lain adegan adalah sesuatu yang akan dikomunikasikan dengan melalui simbol apa, sesuatu itu dapat dikomunikasikan.

3)      The Agent (Pelaku)

Individu-individu yang mengambil bagian dalam hubungan komunikasi dinamakan pelaku-pelaku komunikasi. Pengirim dan penerima yang terlibat dalam hubungan komunikasi ini, adalah contoh dari pelaku-pelaku komunikasi tersebut. Dan peranannya seringkali saling menggantikan dalam situasi komunikasi yang berkembang.

4)      The Agency (Perantara)

Alat-alat yang dipergunakan dalam komunikasi dapat membangun terwujudnya perantara. Alat-alat itu selain dapat berwujud komunikasi lisan, tatap muka, juga alat komunikasi tertulis, seperti surat perintah, memo, buletin, nota, surat tugas, dan sejenisnya.

5)      The Purpose (Tujuan)

Menurut Grace dalam Thoha (1977),ada 4 macam tujuan,Yaitu:

Tujuan fungsional (the functional goals) adalah tujuan secara pokok bermanfaat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi / lembaga.

Tujuan manipulasi (the manipultive goals)  adalah tujuan yang di maksudkan untuk menggerakan orang-orang yang akan menerima ide-ide yang disampaikan yang sesuai ataupun tidak dengan nilai dan sikapnya.

Tujuan keindahan (the aesthetics goals) adalah tujuan untuk menciptakan tujuan-tujuan yang bersifat komunikasi yang bersifat kreatif. Komunikasi ini dipergunakan untuk memungkinkan seseorang mampu mengungkapkan perasaan tadi dalam kenyataan.

Tujuan keyakinan (the confidence goals) adalah tujuan yang bermaksud untuk menyakinkan atau mengembangkan keyakinan orang-orang pada lingkungan.

(Tommy Suprapto, 2009 : 9-12)

Jenis – jenis komunikasi

1.      Komunikasi menurut lawan bicara

Dari sudut lawan bicara, komunikasi di bagi menjadi dua bagian

a.       Komunikasi pribadi (satu lawan satu)

Komunikasi pribadi merupakan komunikasi yang terdiri antara seseorang dengan orang lain.

Contoh : dua orang siswa sedang berbincang – bincang

b.      Komunikasi umum

1.      Komunikasi satu lawan banyak

Komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang banyak.

Contoh : seseorang yang sedang berpidato atau guru yang sedang mengajar di depan kelas

2.      Komunikasi banyak lawan satu

Komunikasi yang dilakukan oleh banyak orang dengan satu orang.

Contoh : tim jaksa, hakim, pembela dengan seorang dakwa

3.      Komunikasi banyak lawan banyak

Komunikasi yang dilakukan antar organisasi/lembaga.

Contoh : partai polotik berkampanye

2.      Komunikasi menurut jumlah

Komunikasi menurut jumlah orang yang berkomunikasi, komunikasi di bagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut.

a.       Komunikasi perorangan (pribadi)

Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang dengan orang lainnya.

b.      Komunikasi kelompok

Komunikasi atau pembicaraan yang terjadi antar sekelompok orang yang sifatnya tukar pikiran dalam memecahkan suatu masalah untuk memperoleh tanggapan atau masukan.

3.      Komunikasi menurut cara penyampainnya

Menurut cara penyampainnya, komunikasi dibagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut

a.       Komunikasi lisan

Komunikasi yang dilakukan secara lesan, seperti wawancara, berdiskusi, atau beradu argument

b.      Komunikasi tertulis

Komunikasi yang dilakukan secara tertulis, seperti melalui gambar, foto, surat, atau naskah

4.      Komunikasi menurut maksud

Menurut maksudnya, komunikasi dibagi menjadi

a.       memberi perintah

b.      memberi nasehat

c.       memberi saran

d.      berpidato

e.       mengajar atau memberi ceramah

f.       bermusyawarah

g.      berunding

h.      pertemuan

i.        berwawancara

5.      Komunikasi menurut jalur komunikasi

Menurut jalur komunikasinya, komunikasi dibagi menjadi dua, yaitu

a.       Komunikasi langsung

komunikasi yang disampaikan melalui tatap muka secara langsung

b.      Komunikasi tidak langsung

komunikasi yang dilakukan atau disampaikan tidak dengan tatap muka langsung, karena di pisahkan oleh jarak tempat dan waktu, sehingga memerlukan media tertentu.

6.      Komunikasi menurut ruang lingkup

Menurut ruang lingkup komunikasinya, komunikasi di bagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut.

a.       Komunikasi di dalam (internal)

Komunikasi yang dilakukan di dalam organisasi, baik antara atasan dengan bawahan, bawahan dengan atasan, ataupun kominikasi antar sesama pegawai

b.      Komunikasi ke luar (exsternal)

Komunikasi yang dilakukan ke luar organisasi yang bertujuan untuk membina hubungan yang baik dengan orang – orang yang berada di luar organisasi

7.      Komunikasi menurut kedinasan

Hubungan yang terjadi antar organisasi yang secara tegas telah di rencanakan dan ditentukan, baik dalam struktur organisasi maupun dalam ketentuan – ketentuan peraturan.

Ciri – cirinya :

·         Dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu

·         Ada prosedur (tata cara tertentu)

·         Ada hirarki tertentu (berjenjang)

·         Objek pembicaraannya mengenai masalah organisasi

·         Lebih banyak diwujudkan kedalam bentuk tertulis

8.      Komunikasi informal

Hubungan yang terjadi antar anggota organisasi atas dasar kehendak pribadi dan tidak berdasarkan atas ketentuan – ketentuan dalam struktur atau peraturan.

·         Waktu dan tempat tidak tertentu, dimana saja dapat terjadi

·         Tidak ada prosedur yang mengikat, kecuali dalam hal kesopanan

·         Tidak ada hirarki yang menjadi penghalang

·         Objek pembicaraan tidak tentu

·         Wujudnya dalam bentuk lisan maupun tertulis.

(Sri Endang R. dan Sri Mulyani,2006 : 6-17)

Tujuan komunikasi

            Tujuan komunikasi menurut beberapa ahli antara lain sebagai berikut.

Gordon I.Zimmerman merumuskan bahwa kita dapat membagi tujuan komunikasi menjadi dua kategori besar.

Pertama, kita berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas yang penting untuk kebutuhan kita, untuk memberi makan dan pakaian pada diri sendiri, memuaskan kepenasaran kita akan lingkungan  dan menikmati hidup.

Kedua, kita berkomunikai untuk menciptakan dan memupuk hubungan dengan orang lain. Jadi komunikasi mepunyai fungsi isi, yang melibatkan pertukaran informasi yang kita perlukan untuk menyelesaikan tugas, dan fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi mengenai bagaimana hubungan kita dengan orang lain.

Rudolph F. Verderber mengemukakan bahwa komunikasi itu mempunyai dua fungsi.

Pertama, fungsi sosial, yakni untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun dan memelihara hubungan.

Kedua, fungsi pengambilan keputusan, yakni memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada sesuatu saat tertentu.

Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson mengemukakan bahwa komunikasi mempunyai dua fungsi umum.

Pertama, untuk kelangsungan hidup sehari-hari yang meliputi: keselamatan fisik, meningkatkan kesadaran pribadi, menampilkan diri kita sendiri kepada orang laindan memcapai ambisi pribadi.

Radiasi Ponsel

Radiasi Ponsel

VIVAnews -- Sebuah panel ilmuwan terkemuka mengungkapkan bahwa radiasi dari telepon seluler (ponsel) bisa menjadi agen penyebab kanker otak. Para ahli menempatkan ponsel dalam kategori benda yang memiliki risiko bagi kesehatan, sama dengan pestisida, DDT, knalpot bensin, dan kopi.



Menurut kantor berita Associated Press (AP), temuan ini diumumkan Selasa, 31 Mei 2011 di Lyon, Prancis, oleh Badan Internasional untuk Penelitian Kanker setelah melakukan sejumlah riset. Badan ini berada di bawah arahan Organisasi Kesehatan Dunia (WHO).

Setelah penelitian bersama selama seminggu penuh, para ilmuwan menemukan tipe radiasi elektronagnetik di telepon seluler, microwave, dan radar. Menurut mereka, ada bukti bahwa radiasi telepon seluler bisa memicu dua tipe kanker otak. Namun bukti itu perlu diteliti lebih lanjut.

"Kami menemukan beberapa benang merah, bukti yang mengungkapkan pada kami bagaimana kanker bisa terjadi. Namun masih ada beberapa hal yang belum diketahui dan harus dipastikan,"kata anggota panel, Jonathan Samet dari Universitas Southern California, seperti dimuat AP, Rabu 1 Juni 2011.

Sementara, anggota panel yang lain, Kurt Straif mengatakan, paparan tertinggi radiasi adalah saat ponsel digunakan untuk menelepon. "Untuk penggunaan pesan pendek (SMS) atau menggunakan perangkat hands-free akan memperkecil paparannya."

Namun, meski 'berpeluang karsinogen (zat penyebab kanker)' itu tak berarti ponsel secara otomatis menyebabkan kanker. Dan sejumlah ilmuwan pun yakin, temuan ini tak akan lantas mengubah kebiasaan orang.

"Apapun dimungkinkan menjadi karsinogen," kata Donald Berry, profesor biostatistik di MD Anderson Cancer Center di Universitas Texas. Ia tak terlibat dalam penelitian ini. "Ini bukan sesuatu yang saya khawatirkan dan tak akan menghentikan saya menggunakan telepon genggam."

Karena ponsel sangat populer, mungkin mustahil bagi para ahli untuk membandingkan antara pengguna ponsel yang menderita tumor otak dengan orang yang tidak menggunakan perangkat namun memiliki penyakit yang sama. Apalagi, menurut survei tahun lalu, jumlah pelanggan ponsel di seluruh dunia telah mencapai lima miliar, atau hampir tiga perempat dari populasi global.

Ponsel mengirimkan sinyal ke menara terdekat menggunakan frekuensi gelombang radio -- dengan bentuk yang sama dengan gelombang radio FM dan microwave. Namun radiasi dari ponsel tidak secara langsung merusak DNA dan berbeda dengan tipe radiasi yang lebih kuat seperti sinar X dan radiasi ultraviolet.

Dalam level tinggi, gelombang dari ponsel bisa memanaskan jaringan tubuh. Namun belum dipastikan, apakah itu bakal merusak sel tubuh manusia.

Beberapa ahli menyarankan pengguna ponsel mengenakan headset atau earpiece nirkabel jika khawatir dengan dampak yang ditimbulkan alat itu bagi kesehatan.

Menurut Otis Brawley, kepala kesehatan American Cancer Society, mengimbau agar orang-orang lebih mengkhawatirkan ancaman nyata ketimbang ponsel. "Meski ponsel bisa menyebabkan tumor otak, namun itu membunuh orang jauh lebih sedikit daripada kecelakaan lalu lintas misalnya," kata dia.

Perencanaan Dan Persiapan Rapat

Perencanaan Dan Persiapan Rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

v   Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

v   What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

v   Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

v Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

v   When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

v   How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

A.                Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B.                 Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C.                Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1.        Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.         Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.         Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.         Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.         Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6.         Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D.                Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E.                 Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a.                   Agenda rapat.

b.                  Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c.                  Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F.                 Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.             While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.             Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.             LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4.             Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.             Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.             Block note denagn bolpointnya.

7.             Name tag untuk peserta.

8.             Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G.                Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.                  Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.                  Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.                  Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.             Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b.             Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :

c.              Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d.             Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H.                Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I.                   Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J.                  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1.                       Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2.                       Disajikan selama rapat berlangsung.

3.                       Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4.                       Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K.                Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

L.                 Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1.                  Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2.                  Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3.                  Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.                  Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5.                  Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6.                  Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?